1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber:

Teuto-Sicherheit GmbH, Musterstraße 1, 49074 Osnabrück
Geschäftsführung: Omar Khattab · E-Mail: info@teuto-sicherheit.de

Datenschutzbeauftragte(r): [noch zu benennen bzw. angeben, dass keine Benennungspflicht besteht]

2. Welche Daten verarbeiten wir und wozu?

• Stammdaten und Kontaktdaten (Name, Personalnummer, Anschrift, Telefon, E-Mail, Notfallkontakt): Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Erreichbarkeit im Dienst.
• Nachweise nach Bewachungsrecht (§34a-Sachkunde/Unterrichtung, Bewacher-ID, Dienstausweis): gesetzliche Pflichten nach § 34a GewO und Bewachungsverordnung.
• Dienstplanung (Schichten, Bewerbungen, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Diensttausch): Einsatzplanung.
• Zeiterfassung (Beginn, Ende, Pausen): Lohnabrechnung und gesetzliche Aufzeichnungspflichten (§ 17 MiLoG, § 16 ArbZG).
• Standort beim Ein- und Auschecken: Die App fragt den Standort nur im Moment des Ein- bzw. Auscheckens ab, um die Anwesenheit am Objekt zu bestätigen. Es gibt keine laufende Ortung. Eine Live-Karte gibt es nur, wenn sie für ein Objekt ausdrücklich eingeschaltet ist; dann wird dies im Einsatz angezeigt.
• Wachbuch, Rundgänge, Fotos, Vorkommnisse: Nachweis der Bewachungsleistung gegenüber dem Kunden.
• Push-Benachrichtigungen: technische Kennung Ihres Geräts, damit Schichtänderungen und Alarme ankommen.
• Fragen an den KI-Assistenten: Ihre Frage und die Antwort werden gespeichert, damit das Büro bei Weiterleitung antworten kann (siehe Nr. 5).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeits- bzw. Auftragsverhältnisses), Art. 88 DSGVO.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Gewerbeordnung, Bewachungsverordnung, Mindestlohngesetz, Steuer- und Sozialversicherungsrecht).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Nachweis der Leistung gegenüber Kunden, Sicherheit der Mitarbeiter).

4. Wer erhält die Daten?

• Innerhalb der Firma nur Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen (Rechtegruppen, z. B. Disposition ohne Bank- und Steuerdaten).
• Kunden erhalten Wachbuch-Berichte und Leistungsnachweise, soweit vereinbart (in der Regel mit Namen der eingesetzten Kräfte).
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Bewacherregister, Zoll/Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Finanzamt, Sozialversicherung).
• Dienstleister, die uns technisch unterstützen (Auftragsverarbeiter, siehe Liste der Unterauftragsverarbeiter).

5. Übermittlung in Drittländer

Der KI-Assistent (Fragen in der App, Planungsassistent in der Verwaltung) nutzt das Sprachmodell Claude der Anthropic PBC (USA). Dabei werden die Frage und die zur Beantwortung nötigen Angaben übermittelt. Grundlage: Datenverarbeitungsvertrag des Anbieters mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist [vor Veröffentlichung prüfen]. Der KI-Assistent ist immer als KI gekennzeichnet und trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie. Alle übrigen Daten werden in Deutschland gespeichert.

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

Nach dem Löschkonzept: Stammdaten und Personalakte bis zum Ende des 3. Kalenderjahres nach dem Austritt, Zeiterfassung und lohnrelevante Unterlagen bis zum Ende des 8. Kalenderjahres nach ihrer Entstehung (danach werden sie gelöscht, vorher nach Ablauf der Personalakte nur noch unter Pseudonym geführt), Wachbuch bis zum Ende des 3. Kalenderjahres.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Auskunft können Sie in der App unter „Mehr → Datenschutz & Rechtliches“ anfordern; wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig ist Landesbeauftragte(r) für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Stamm- und Nachweisdaten sind für die Beschäftigung im Bewachungsgewerbe gesetzlich erforderlich. Ohne sie ist ein Einsatz nicht möglich.

zwischen dem Kunden des Planungstools (Verantwortlicher, im Folgenden „Auftraggeber“)
und Teuto-Sicherheit GmbH, Musterstraße 1, 49074 Osnabrück (Auftragsverarbeiter, im Folgenden „Auftragnehmer“).

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Software „Teuto Planungstool“ (Dienstplanung, Zeiterfassung, Wachbuch, Personalverwaltung) als Online-Dienst bereit und betreibt sie. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags.

§ 2 Art, Zweck und Betroffene

Zweck ist ausschließlich die Bereitstellung der Funktionen des Planungstools für den Auftraggeber.

§ 3 Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). Die Einstellungen und Bedienung der Software durch den Auftraggeber gelten als Weisung. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.

§ 4 Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)“ beschrieben sind. Er darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber stimmt den in der „Liste der Unterauftragsverarbeiter“ genannten Unternehmen zu. Über geplante Änderungen informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage vorher; der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Der Auftragnehmer verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich mindestens auf das Schutzniveau dieses Vertrags.

§ 7 Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen Betroffener (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Dafür enthält die Software: Auskunft je Person als Übersicht und maschinenlesbare Datei, Anonymisierung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, ein Verzeichnis der Anfragen mit Fristen. Er unterstützt außerdem bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldungen nach Art. 33, 34 DSGVO.

§ 8 Meldung von Verletzungen

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

§ 9 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine vollständige Sicherung (Datei mit allen Daten und Dokumenten) bereit und löscht die Daten anschließend binnen 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Die Löschung wird schriftlich bestätigt.

§ 10 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt alle Informationen zum Nachweis der Pflichten bereit und ermöglicht Überprüfungen durch den Auftraggeber oder einen beauftragten Prüfer nach Absprache (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Zertifikate des Rechenzentrums (z. B. ISO 27001) können als Nachweis dienen.

§ 11 Ort der Verarbeitung

Die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur für den KI-Assistenten gemäß der Liste der Unterauftragsverarbeiter und nur, wenn der Auftraggeber den KI-Assistenten nutzt.

§ 12 Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den übrigen Vereinbarungen in Datenschutzfragen vor. Änderungen bedürfen der Textform.

Ort, Datum, Unterschriften Auftraggeber und Auftragnehmer

Stand der Beschreibung: Software „Teuto Planungstool“, betrieben von Teuto-Sicherheit GmbH. Mit [offen] markierte Punkte sind vor dem Live-Betrieb festzulegen bzw. zu bestätigen.

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle (Rechenzentrum)

• Hosting ausschließlich in Deutschland bei Hoster in Deutschland [noch festzulegen, z. B. Hetzner Online GmbH oder IONOS SE].
• Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifizierung, Zutritt nur für berechtigtes Personal, Videoüberwachung, Alarmanlage [Zertifikat des Hosters ablegen].

Zugangskontrolle

• Anmeldung nur mit persönlicher E-Mail und Passwort (mind. 8 Zeichen); Passwörter werden nur als scrypt-Hash mit Salt gespeichert.
• Sitzungen über sichere, nicht per Skript lesbare Cookies (HttpOnly, SameSite, im Live-Betrieb nur über HTTPS), Ablauf nach 30 Tagen, Abmelden beendet die Sitzung sofort.
• Zwei-Faktor-Anmeldung [offen, geplant].

Zugriffskontrolle

• Rechtegruppen: Jede Gruppe sieht nur, was sie braucht. Sensible Daten (Bank, Steuer, Sozialversicherung, Lohn) sind ein eigenes Recht.
• Objekt- und Einsatzleitung sieht nur die eigenen Aufträge; Subunternehmer sehen nur die ihnen zugeteilten Positionen und eigenen Leute; Mitarbeiter sehen nur eigene Daten.
• Server-Zugang für Administratoren nur per SSH-Schlüssel [offen].

Trennungskontrolle

• Getrennte Datenbestände je Kunde (Mandant) [mit dem Mandantenbetrieb umzusetzen]; Test- und Vorführdaten liegen nie im Live-Bestand (Testversion läuft nur im Browser des Betrachters).

Pseudonymisierung

• Nach Ablauf der Personalakte werden Mitarbeiter auf Knopfdruck pseudonymisiert; Nachweise (Zeiten, Wachbuch) bleiben unter Pseudonym erhalten.

2. Integrität

Weitergabekontrolle

• Verbindungen nur verschlüsselt über TLS (HTTPS) [Zertifikat im Live-Betrieb, z. B. Let's Encrypt].
• Manuelle Sicherungen können mit Passwort (AES-256, im Browser) verschlüsselt werden.
• Exporte (Lohn, Sicherung, Auskunft) nur mit dem jeweiligen Recht.

Eingabekontrolle

• Änderungsprotokoll: Wer hat wann was angelegt, geändert oder gelöscht (Einstellungen → Protokoll).
• Korrekturen von Arbeitszeiten werden mit vorherigem Wert protokolliert; aus Altsystemen übernommene Stundenzettel sind gesperrt.
• Versiegelte PDF-Nachweise mit Prüfseite.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Tägliche automatische Sicherung der Datenbank auf dem Server, Aufbewahrung 30 Tage.
• Zusätzliche Sicherung als Datei durch den Kunden, Erinnerung im Cockpit; Wiederherstellung legt vorher eine Sicherheitskopie an.
• Externe Kopie der Sicherungen an einem zweiten Standort in Deutschland [offen].
• Überwachung der Erreichbarkeit [offen], unterbrechungsfreie Stromversorgung und Brandschutz im Rechenzentrum.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Überprüfung dieser Maßnahmen mindestens jährlich und bei wesentlichen Änderungen.
• Sicherheitsupdates von Betriebssystem und Node.js zeitnah, spätestens monatlich.
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Live-Karte, Berichte an Kunden, KI-Funktionen und E-Mail/SMS sind abschaltbar und je Objekt einstellbar.

5. Auftragskontrolle

• Unterauftragsverarbeiter nur mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Liste öffentlich einsehbar.
• Beschäftigte des Auftragnehmers sind auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Stand: 16.10.2026. Diese Unternehmen verarbeiten im Auftrag von Teuto-Sicherheit GmbH Daten für den Betrieb des Planungstools.

Hinweis zum KI-Assistenten: Die KI-Funktionen sind nur aktiv, wenn der Kunde sie nutzt. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Frage nötigen Angaben. Nach Angaben des Anbieters werden Daten aus der API-Nutzung nicht zum Training verwendet [vor Veröffentlichung mit den aktuellen Vertragsbedingungen abgleichen].

Push-Nachrichten: Benachrichtigungen aufs Handy werden über die Push-Dienste der Betriebssystem- bzw. Browser-Hersteller (z. B. Google, Apple, Mozilla) zugestellt. Der Inhalt ist verschlüsselt (Web-Push-Verschlüsselung); die Dienste sehen nur die Geräte-Kennung [rechtliche Einordnung prüfen].

Vom Kunden gewählte Dienste (z. B. Übergabe von Rechnungsentwürfen an Lexware Office) werden im Auftrag des Kunden angebunden und sind keine Unterauftragsverarbeiter des Planungstools.

Grundsatz: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht (Art. 17 DSGVO). Bestehen Aufbewahrungspflichten, wird die Verarbeitung auf die Aufbewahrung beschränkt. Die Fristen sind im Planungstool unter Einstellungen → Datenschutz → Fristen einstellbar; hier stehen die aktuell eingestellten Werte.

Fristen

Ablauf

• Das Cockpit zeigt „fällige Löschungen“, sobald Fristen ablaufen. Die Geschäftsführung prüft und löst die Anonymisierung bzw. endgültige Löschung per Knopf aus; jede Aktion steht im Protokoll.
• Vor dem Anonymisieren prüft das Tool offene Punkte (zukünftige Schichten, offene Zeiten, ausgegebene Ausrüstung) und zeigt, welche Daten gelöscht und welche unter Pseudonym aufbewahrt werden.
• Löschanträge vor Fristablauf: Die Anonymisierung ist mit Begründung möglich; Daten mit Aufbewahrungspflicht (Zeiten, Lohn, Wachbuch) bleiben dann unter Pseudonym bis zum Fristende erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Freitexte (z. B. Wachbuch) werden nicht automatisch umgeschrieben; das Tool zeigt Einträge, die den Namen enthalten, zur Prüfung an.
• Sicherungen: Tägliche Server-Sicherungen werden nach 30 Tagen überschrieben; gelöschte Daten verschwinden damit spätestens dann auch aus den Sicherungen.